一、文件在架子上，流程在脑子里
很多企业做流程管理，第一步是写文件：流程手册、管理制度、操作指引、流程图，几百份文件，分门别类，装订成册。可到用的时候——新员工入职，找不到一份能照着干活的文件；老员工干活的依据，全在脑子里和口口相传里。
文件是文件，干活是干活，两张皮。文件写得越多，离干活越远。问题出在哪？出在写文件的目的上：多数文件是写出来“有”的，不是写出来“用”的。
二、没人用的文件，四个通病
没人用的流程文件，长着四张面孔。
通病一，写出来应付检查。 文件是为了过认证、应付审计写的：制度条款齐全，流程框架完整，评审问什么都答得上。可这些文件给谁用？没人用。写的时候就没打算让人用，用的时候自然没人看。
通病二，条文堆砌太虚。 打开文件，全是“应”“须”“不得”：应按照流程执行，须填写相关表单，不得私自变更。通篇讲原则，没有操作：第一步干什么、用什么表单、找谁签字、做完交到哪，全都没有。看完文件，还是不知道活怎么干。
通病三，和实际脱节。 流程早就变了，文件没更新：组织调了，职责变了，系统换了，文件还是三年前的版本。文件描述的和实际干的不是一回事，照着文件干反而出错，谁还看文件？